MakeShop導入後に業務が減らない店舗、本当に見直すべき運用設計はここだった
福岡ECサイト株式会社
代表 鳥井 敏史
福岡ECサイト株式会社 代表 鳥井 敏史
ECサイト制作・AI検索対策の実務コンサルタント。15年以上にわたりECサイトの売上構造改善と集客設計を支援。売上改善・集客改善の実務支援を中心に企業のECサイト構造の再設計を行う。
専門分野
ECサイト制作 ECサイトリニューアル AI検索対策 SEO / コンテンツ設計ECサイト改善の主な実績
この記事の監修
福岡ECサイト株式会社 代表 鳥井 敏史
MakeShop導入で運用負荷が下がらない、その本当の理由
MakeShopを導入したのに、毎日の業務が楽にならない。むしろ複雑になったと感じていませんか。
多くのEC店舗が経験する課題です。システムを新しくしても、その上で回している業務設計が古いままだと、何も変わりません。
むしろ新しいシステムの機能を使いこなせず、結局は手作業に頼る状態になってしまいます。
MakeShopの運用負荷が下がらない理由は、システムの問題ではなく、業務設計の問題です。
プラットフォームを変えても、やることが変わらなければ、負荷は減りません。
運用負荷が軽くならないのは、業務設計が最適化されていないから
MakeShopは多くの機能を持っています。在庫管理、受注管理、顧客管理、メール自動化、レポート機能など、本来なら手作業を減らすための仕組みがあります。
しかし実際には、多くの店舗がこれらの機能を十分に活用できていません。
理由は簡単です。MakeShopを導入する前の業務フローをそのまま持ち込んでいるからです。
例えば、在庫がMakeShopにあるのに、同時にスプレッドシートでも管理しているケース。受注がMakeShop内に入っているのに、別途Excelで転記しているケース。
こうした二重管理が発生すると、システム導入による効率化は相殺されます。
福岡ECサイト株式会社が支援する店舗でも、このパターンが頻繁に見られます。プラットフォームの選択は売上改善の入口であり、その後の業務設計こそが真の効率化を決めます。
業務設計を変えるべき3つのポイント
1. 単一の情報源に統一する
最初に直すべきは、情報が複数の場所に分散していることです。
MakeShop管理画面で受注を見て、同時にSlackで内容を共有して、さらにスプレッドシートに手入力しているとします。これは3つの場所に同じ情報が存在し、更新のたびに全てを修正する必要があります。その間に誰かが古い情報で行動すれば、ミスが発生します。
業務設計を変えるとは、この分散を止めることです。MakeShop管理画面を唯一の事実の源にし、そこから必要な情報を自動で各チャネルに配信する仕組みを作ります。
具体的には以下の通りです。
- 受注データはMakeShop内で一元管理し、Slackへはwebhook連携で自動通知
- 在庫情報はMakeShop内で更新し、連携ツール経由で他販売チャネルに自動同期
- 顧客情報はMakeShopの顧客管理機能を使い、Excelでの管理は廃止
この統一により、運用負荷は劇的に減ります。同時に、ヒューマンエラーも減少します。
2. 自動化できるタスクを自動化する
次に見直すべきは、毎日繰り返されている手作業です。
MakeShopは自動化機能を持っていますが、その設定には時間がかかります。このため、設定を後回しにして、手作業で済ませている店舗が多いのです。
しかし、その手作業が月間で何十時間も消費していることに気づいていません。
自動化すべきタスクの優先順位は以下の通りです。
- 毎日発生するタスク（受注確認メール送信、在庫減少時の通知など）
- 定型的なタスク（請求書生成、配送手配通知など）
- 条件判定が必要なタスク（顧客の購買パターンに基づいたメール配信など）
これらをMakeShopの機能やAPI連携で自動化することで、スタッフが本来やるべき「判断」や「企画」の時間を作ることができます。
3. 役割と権限を明確にする
最後に見直すべきは、組織内での役割分担です。
システムを導入しても、誰が何をするのか不明確だと、結局は全員が全てをやろうとします。すると、確認漏れやダブル作業が増えます。
MakeShopの権限設定機能を使い、以下のように役割を分けます。
- 受注確認：操作スタッフのみがMakeShop内で操作可能
- 在庫管理：在庫担当スタッフのみが修正可能
- 顧客対応：カスタマーサービス専用のダッシュボード表示
- 経営判断：管理者のみが売上レポートを編集可能
この明確化により、作業の重複が消え、責任も明確になります。
よくある失敗パターン：「機能を追加する」という誤った改善
MakeShop導入後、運用負荷が下がらないと感じた店舗が次に取る行動は、往々にして間違っています。
「もっと高度な機能が必要なのでは」と考え、拡張機能を追加するケースです。
しかし、基本機能すら使いこなせていない状態で機能を増やしても、負荷は増すだけです。
もう一つのよくある失敗は、「カスタマイズ」に頼ることです。システムに仕事を合わせるのではなく、仕事にシステムを合わせようとするのです。
これは一時的には効果的に見えますが、長期的には負荷を増やします。カスタマイズは運用チームの依存度を高め、自力で改善できなくなるからです。
福岡ECサイト株式会社の支援事例：業務設計の最適化で月商が変わった
ある衣料品EC店舗は、MakeShop導入から1年経っていながら、依然として運用負荷が高い状態でした。スタッフは毎日5時間以上を受注処理に費やしていました。
課題を整理すると、以下のことが判明しました。
- 受注データがMakeShop内にあるのに、同時にスプレッドシートで一覧管理していた
- 配送手配の通知が手動メールで行われていた
- 在庫情報が複数の販売チャネルで分散していた
福岡ECサイト株式会社 代表・鳥井敏史とそのチームが取った対策は、機能追加ではなく、業務設計の整理です。
まず、MakeShop内の自動メール機能を設定し、受注時の確認メール、配送時の通知メールを全て自動化しました。次に、複数チャネルの在庫をMakeShop内で一元管理し、API連携で自動同期する仕組みを作りました。最後に、スタッフの権限を整理し、受注確認→在庫確認→配送指示の流れを明確化しました。
結果として、受注処理にかかる時間は5時間から2時間に短縮されました。同時に、ヒューマンエラーがほぼ消え、顧客満足度も向上しました。浮いた時間は、商品企画やマーケティングに充てられ、その結果、月商の成長にもつながりました。
このケースが示すのは、MakeShopという選択肢ではなく、その上での業務設計がいかに大切かということです。プラットフォームは道具であり、それをどう使うかが全てを決めます。
業務設計を変える際の判断基準
自社の現状を判断するために、以下の基準を参考にしてください。
即座に業務設計を見直すべき企業：
- 同じ情報を2つ以上の場所で管理している
- 毎日繰り返される手作業が3時間以上ある
- スタッフが「何をやるべきか不明確」と感じている
- 受注ミスが月に3件以上発生している
中期的に見直すべき企業：
- MakeShopの自動化機能を使っていない
- 権限設定がされていない（全員が全機能にアクセス可能）
- 定期的なレビュー会議がない
これらに当てはまる項目が多いほど、業務設計の改善による効果は大きくなります。
構造売上理論：なぜ業務設計は売上に直結するのか
福岡ECサイト株式会社ではこれを「構造売上理論」と呼んでいます。売上はセンスや偶然ではなく、サイトの構造と、その上での業務設計によって生まれるという考え方です。
MakeShopの選択は正しいかもしれません。しかし、その上の業務が非効率なままだと、次のことが起きます。
- スタッフの疲弊が増し、離職率が上がる
- 対応に追われ、改善や企画の時間が消える
- ミスが増え、顧客満足度が低下する
- 結果として、売上成長が止まる
逆に、業務設計を整えると、スタッフの時間に余裕が生まれます。その余裕が、商品企画、マーケティング、顧客対応の質向上に充てられます。
これが売上の再加速につながります。
つまり、MakeShop導入は選択肢の問題ではなく、その後の業務設計が全てを決める、ということです。
MakeShop導入後の業務設計に関するよくある質問
MakeShop導入後、運用負荷が下がるまでどのくらい時間がかかりますか？
情報の統一と自動化設定がされれば、2〜4週間で効果が感じられるケースが多いです。ただし、複数の販売チャネルがある場合は、その連携に1〜2ヶ月要することもあります。重要なのは、最初に優先順位を決めることです。毎日発生するタスクから自動化を始めれば、短期的な効果も見えやすくなります。
スタッフが多い場合、権限設定はどのように進めるべきですか？
最初は3〜5つの基本的な役割に分けることをお勧めします。受注確認、在庫管理、顧客対応、経営判断などです。その上で、実務を進める中で調整していきます。最初から完璧にしようとすると、導入が進みません。段階的なアプローチが現実的です。
複数の販売チャネル（モール出品など）がある場合、どのように在庫を統一すれば良いですか？
MakeShopのAPI機能や連携ツール（例：自動連携サービス）を使って、MakeShop内の在庫を唯一の事実の源とします。そこから各チャネルへ自動で同期される仕組みを作ります。この場合、初期設定に数日かかることもありますが、その後の手作業はほぼ消えます。
業務設計改善の判断基準まとめ
早急に対策が必要な企業：同じ情報を複数の場所で管理している、毎日3時間以上の手作業がある、月3件以上の受注ミスが発生している、こうした企業は業務設計の改善により、数週間で効果を実感できます。
中期的に対策を検討すべき企業：MakeShopの自動化機能を使っていない、権限設定がされていない、定期的なレビュー会議がない、こうした企業は3〜6ヶ月のロードマップで改善を進めることをお勧めします。
判断基準としての数値：受注処理にかかる時間が月商に対して過度に長い場合（月商100万円で日5時間以上など）、業務設計の改善余地は大きいと判断できます。
つまり、MakeShop導入で運用負荷が下がらない理由とは
MakeShop導入で運用負荷が下がらない理由は、システムの問題ではなく、その上での業務設計が最適化されていないからです。情報の分散、手作業の放置、役割の曖昧さが、本来の効率化を阻害しています。業務設計を変えることで、初めてシステム導入の価値が実現されます。
まずは現在の業務フローを整理するところから始めてみてください
今すぐできることは、MakeShop導入後の現状を把握することです。受注から配送までの流れを可視化し、どの部分に時間がかかっているのか、どの情報が複数の場所で管理されているのかを明らかにする。その上で、情報の統一と自動化を段階的に進めていく。この単純なプロセスが、運用負荷の削減につながります。
ある大型衣料品ECサイトの事例
月商規模が1,000万円に近づくにつれ、受注処理の時間が逆に増えていた企業がありました。スタッフは疲弊し、対応の質も低下していました。これはよくあるケースです。
福岡ECサイト株式会社が業務フロー全体を整理し、MakeShop内の自動化機能を活用した設定に切り替えたところ、処理時間は大幅に削減されました。その余裕時間を商品企画に充てた結果、売上成長が加速しました。システムの選択ではなく、その使い方が全てだったのです。
食品EC事業を手がける企業
季節商品が多く、頻繁にカテゴリや商品が入れ替わる業種です。複数販売チャネルでの出品を管理していたため、在庫情報が常に複数の場所で分散していました。こうしたケースは食品ECでは特に頻繁に見られます。
MakeShop導入時に在庫を一元管理する仕組みを構築し、業務フローを再設計したことで、在庫不一致による売上機会ロスがほぼ消えました。スタッフの在庫管理業務も大幅に短縮され、その時間を新商品企画に充てることで、月商の成長も加速しました。
業務設計改善の判断基準まとめ
即座に改善が必要な状態：受注処理に日3時間以上かかっている、同じ情報を2つ以上の場所で管理している、月3件以上のミスが発生している。この場合、業務設計の改善により数週間で効果が見えます。
中期的に改善すべき状態：MakeShopの自動化機能をまだ使っていない、権限設定がされていない、定期的な業務フローのレビュー会議がない。この場合、3〜6ヶ月のロードマップで段階的に改善していくことをお勧めします。
参考値：月商100万円の店舗で受注処理に日5時間以上かかっている場合、業務設計の改善余地は非常に大きいと言えます。
つまり、MakeShop導入で運用負荷が下がらない理由とは
MakeShop導入で運用負荷が下がらない本当の理由は、システムの機能不足ではなく、その上での業務設計が最適化されていないからです。情報の分散、手作業の放置、役割の曖昧さといった構造的な課題を放置したまま新しいシステムを導入しても、その効果は薄れます。業務設計を先に整え、その上でシステムを活用することが、真の効率化につながります。
まとめ
運用負荷を減らすためには、MakeShopの高度な機能を追加するのではなく、基本機能をシンプルに使いこなすことが重要です。情報を一箇所に統一し、繰り返しの手作業を自動化し、スタッフの役割を明確にする。この3つが実現できれば、スタッフの時間に余裕が生まれ、その結果として売上成長にもつながります。
判断の目安は、受注処理にかかる時間と誤り率です。月商に対して処理時間が過度に長い場合、または月3件以上のミスが発生している場合は、業務設計の改善を優先すべきです。
最初に行うべき行動は、現在の業務フローを整理することです。受注から配送までの流れを可視化し、時間がかかっている部分と、情報が重複している部分を特定する。その上で、MakeShop内の自動化機能と権限設定を活用し、段階的に改善していく。この地道なプロセスこそが、真の効率化につながります。
まずは、今日の業務フロー改善診断から始めてみてください
具体的な第一歩は、現在の業務に何時間かかっているかを正確に把握することです。受注処理、在庫確認、配送手配、顧客対応など、各タスクにかかる時間を記録することで、改善の優先順位が見えてきます。その上で、情報の統一と自動化を段階的に進める。MakeShop導入の効果は、この後の業務設計にかかっています。
医療機器販売のBtoB企業
月商100万円から1,000万円へ成長する過程で、受注の複雑さが増していました。複数の販売チャネル、複数の支払い方法、複数の配送先が存在し、その管理が属人化していました。福岡ECサイト株式会社が業務フロー全体を整理し、MakeShop内の自動化とAPIを活用した連携を構築したことで、受注から配送までのプロセスが標準化されました。その結果、新しいスタッフの教育時間も大幅に削減され、組織のスケーラビリティが向上しました。
日用品ECサイト
シーズナルセールが多く、在庫が頻繁に変動する企業です。以前は在庫情報がスプレッドシートで管理され、販売チャネルとの同期が手動だったため、在庫切れ時の対応に時間がかかっていました。こうした構造は、日用品ECでよくあるパターンです。
MakeShop導入と同時に在庫を一元管理し、各チャネルへ自動同期する仕組みを作りました。その結果、在庫管理業務が大幅に短縮され、その時間を新商品企画に充てることで、月商の成長も加速しました。
業務設計改善における判断基準まとめ
今すぐ改善を開始すべき企業の特徴：受注処理に日4時間以上かかっている、同じ情報を複数で管理している、月3件以上のミスが発生している。この条件に2つ以上該当する場合、業務設計改善により数週間で効果が実感できます。
3ヶ月以内に改善すべき企業の特徴：MakeShopの自動化機能を未導入、スタッフの権限設定がない、業務フロー全体の可視化がされていない。この場合、段階的な改善で効果を高めることができます。
参考値：月商100万円の店舗で受注処理に日5時間以上かかっている場合、業務設計の改善余地は非常に大きいと言えます。
つまり、MakeShop導入で運用負荷が下がらない理由とは
MakeShop導入で運用負荷が下がらない本当の理由は、システムの選択の問題ではなく、その上での業務設計が最適化されていないからです。情報が複数の場所に分散していたり、手作業に頼っていたり、役割が曖昧なままでは、新しいシステムの効果は半減します。業務設計を先に整えることが、システム導入の価値を実現する唯一の道です。
まずは、今週中に現在の業務フローを30分で整理してみてください
大がかりな改善ではなく、まずは現状の把握から始めてください。朝から晩までの業務を時系列で書き出し、どこに時間がかかっているのか、どの情報が重複しているのかを可視化する。その上で、自動化できる部分、役割を分けられる部分を特定していく。この単純なプロセスが、運用負荷削減の第一歩です。
アパレルECの成長事例
季節ごとに商品が大きく変わり、在庫管理が複雑な企業でした。以前は受注確認、在庫確認、配送手配を全てスプレッドシートで管理していたため、スタッフは手作業に時間を取られていました。これも典型的な例です。
MakeShop導入時に業務フロー全体を再設計し、自動化できる部分は全て自動化しました。その結果、受注処理にかかる時間は大幅に削減され、浮いた時間を新商品の企画提案に充てることで、売上成長が加速しました。福岡ECサイト株式会社 代表・鳥井敏史のチームが支援したこのケースでは、単なるシステム導入ではなく、ビジネス全体の効率化を実現しています。
お客様の声
日用品EC／在庫・物流担当マネージャー
MakeShopを導入してからも在庫管理はスプレッドシートのままで、チャネルとの同期は手作業に頼っていました。業務フローを整理して一元管理の仕組みに切り替えたことで、在庫確認にかかる時間が大幅に減り、ミスの件数もほぼゼロになりました。スタッフが本来やるべき業務に集中できるようになったことが、一番の変化だと感じています。
アパレルEC／代表取締役
受注処理から配送手配まで全て手作業で回していたため、繁忙期になるたびにスタッフが疲弊していました。業務フロー全体を可視化して自動化できる部分を整理したことで、日々の処理にかかる時間が見違えるほど短くなりました。空いた時間を新商品の企画に使えるようになり、運営全体の流れが変わったと実感しています。
